Blog

Skuteczny komunikat to taki, który zostanie odczytany – SMS w sytuacjach kryzysowych

SMSAPI SMS Kryzys Skuteczny Komunikat

Dlaczego w dobie wszechobecnych komunikatorów i social media marki wolą przesyłać najważniejsze informacje za pomocą SMS-ów? Leciwy standard wiadomości tekstowej pomaga urzędom, instytucjom publicznym i firmom w skutecznym powiadamianiu o kwestiach związanych z bezpieczeństwem i zdrowiem. Jego ogromną przewagą jest natychmiastowe, bezpośrednie dotarcie na telefony mieszkańców, bez potrzeby połączenia z Internetem czy instalacji aplikacji. Poznaj zastosowania SMS-ów w czasach ograniczonych podróży, zamkniętych sklepów i pracy zdalnej.

SMSAPI Urząd Miasta Katowice SMS Koronawirus
Przykłady SMS-ów przesyłanych przez Urząd Miasta Katowice

Dynamicznie zmieniająca się sytuacja w kraju i zagranicą wymusiła na władzach opracowanie metody pozwalającej na dotarcie do możliwie największej grupy obywateli. Ze względu na powszechność telefonów komórkowych i niskie wymagania sprzętowe, wybrano wiadomości tekstowe, a dzięki zastosowaniu dodatkowych funkcjonalności standard stał się integralną częścią komunikacji.

Dla przykładu, powracający do kraju otrzymywali wiadomość z linkiem do wskazówek dotyczących bezpieczeństwa i postępowania w przypadku pojawienia się objawów. Było to możliwe dzięki wykorzystaniu geolokalizacji urządzeń pojawiających się na lotniskach.

Tak, jak wiele innych w urzędów w Polsce, władze miasta Katowice wykorzystują masowe SMS-y do przesyłania informacji i zaleceń na temat COVID-19. Komunikaty dotyczące zdrowia mieszkańców są zwyczajnie zbyt ważne i pilne by ryzykować ich niedostarczenie. Skrócone linki pozwalają na rozszerzenie 160 znaków o dodatkowe treści. Nie jest to zresztą pierwszy raz, jak sięgają po wiadomości tekstowe. Od kilku lat w Katowicach działa system KISS – Katowicki Informacyjny Serwis SMS:

Ministerstwo cyfryzacji opublikowało też aplikację Kwarantanna domowa. Jej celem jest odciążenie służb porządkowych odpowiedzialnych za kontrolowanie przebywających na kwarantannie. Zamiast wizyty domowej, użytkownik dostanie SMS-a z prośbą o przesłanie zdjęcia selfie z domu.

Wśród innych niedawno wprowadzonych publicznych zastosowań wiadomości tekstowej są też e-recepty. Wysyłane w ten sposób kody umożliwiają odbiór przepisanych leków w aptece. Dodatkowo, elektroniczna recepta jest zawsze czytelna i trudniej ją zgubić. Te rozwiązanie zmniejsza także ilość papieru potrzebnego do obsługi pacjentów. Organizacje publiczne nie są jednak jedyną grupą podmiotów, która korzysta obecnie z wiadomości tekstowych do komunikowania ważnych informacji związanych z pandemią.

Przewagi SMS

  • wysoka dostarczalność: SMS-y odbierane są przez każdy telefon, nawet bez połączenia z Internetem, dlatego tak dobrze sprawdzają się jako metoda komunikacji z w każdej grupie wiekowej, w tym z osobami starszymi
  • szybkość przygotowania wysyłki: założenie konta zajmuje kilka minut, a wysyłka wiadomości do wybranej bazy jest błyskawiczna, dzięki czemu można przekazać ważna informację w trybie natychmiastowym
  • szybkość odczytania: większość wiadomości odczytywana jest w ciągu pierwszych 5 minut
  • wiarygodność: wszystkie SMS z polem nadawcy są weryfikowane przed akceptacją

SMSAPI CCC SMS
Wiadomość zachęcająca do zakupów online wysłana przez CCC

Kryzysowy SMS w biznesie

Ograniczenia w handlu stacjonarnym wymusiły przejście na sprzedaż online. Przy okazji, mniejsza mobilność klientów powoduje też spadek skuteczności klasycznych kanałów reklamy (np. outdoor, prasa). W celu zachęcenia do zakupów na stronie internetowej, firmy sięgnęły do sprawdzonego kanału komunikacji mobilnej – wiadomości tekstowych. Obok poczty elektronicznej i social media są one podstawową metodą dotarcia do użytkowników urządzeń mobilnych. W odróżnieniu jednak od pozostałych, trafiają bezpośrednio na numer telefonu klienta. Czyni je to niezwykle skutecznymi w przypadku nagłych sytuacji, które wymagają pewności w dotarciu z komunikatem.

Takie zastosowanie jest niezwykle pożyteczne w przypadku lokali usługowych i firm polegających na kalendarzu. Szybka wiadomość pozwoli poinformować klientów lub pracowników firmy o przesunięciu godziny, daty spotkania, jego odwołaniu czy jakichkolwiek innych ważnych zmianach w terminarzu. Ze względu na mniejszą częstotliwość otrzymywania treści biznesowych, to właśnie tym kanałem przekazywane są powiadomienia dotyczące wydarzeń kulturalnych i branżowych. W galerii poniżej znajdziesz przykłady wiadomości SMS.

Z perspektywy eksperta – edukacja

SMSAPI Tonia Bochinska Early Stage SMS
Tonia Bochinska
Early Stage

Early Stage to szkoła języka angielskiego dla dzieci i młodzieży, w której uczy się 33 tysiące uczniów. Płynny przepływ informacji i stały kontakt z rodzicami jest dla nas bardzo ważny. Tym bardziej teraz, w momencie zamieszania, jakie w edukacji wywołała informacja o zamkniętych szkołach i kwarantannie, stawiamy na bieżące informowanie naszych klientów o wprowadzanych u nas zmianach. W ciągu kilku dni nasze zajęcia stacjonarne przenieśliśmy do świata online – było to wyzwanie nie tylko organizacyjne, ale również komunikacyjne.

Wielu naszych franczyzobiorców oprócz wiadomości mailowych, w ostatnim czasie decyduje się również na masową wysyłkę SMS-ów, korzystając z takich platform jak SMSAPI. Rozwiązanie to pozwala na znacznie sprawniejsze przekazanie informacji. Daje również większą pewność, że wiadomość została odczytana – często prosimy o potwierdzenie odbioru, a w kolejnym kroku dzwonimy jedynie do osób, od których nie otrzymaliśmy odpowiedzi. Znacznie ułatwia nam to kontakt z klientami i oszczędza czas zarówno w codziennych sytuacjach, jak i tych nagłych, wymagających podejmowania szybkich działań (jak na przykład odwołane zajęcia).

SMSAPI daje możliwość łatwego grupowania odbiorców, co w przypadku prowadzenia zajęć na różnych poziomach i wysyłki dedykowanych wiadomości, jest dla nas bardzo cenną funkcjonalnością. Również możliwość wyboru, czy SMS ma być czysto informacyjny, czy z opcją odpowiedzi do nadawcy daje większą kontrolę nad procesem komunikacji. A sama możliwość wysłania wiadomości od „EARLY STAGE” a nie z przypadkowego numeru telefonu, pozytywnie wpływa na wizerunek firmy.

Z perspektywy eksperta – nieruchomości

Tomasz Figlerowicz
Palatyn

W związku z koronawirusem potrzebujemy szybkiej metody, żeby informować o aktualnej sytuacji. Jest to bardzo ważne, tym bardziej, że każdy jednak korzysta z telefonu. W tym celu korzystamy z zintegrowanego systemu obsługującego kontakt z klientem.

Prowadząc firmę administrująca nieruchomościami, chcemy przekazywać naszym klientom ważne informacje o zdarzeniach mających miejsce na nieruchomości. Za pomocą SMS-ów przekazujemy informacje o sprawach np. inspekcji budowlanej, spotkaniu wspólnoty mieszkaniowej, awarii i przerwie w dostawie mediów. Dzięki temu nasz klient jest na bieżąco informowany o np. planowanym wyłączeniu dostawy wody. Przy okazji, wiadomości tekstowe wykorzystujemy też do komunikacji wewnętrznej.

Próbowaliśmy wielu rozwiązań, ale nie sprawdziły się przy tak dużej ilości wysyłanych informacji. Dopiero dobra przekonująca oferta SMSAPI okazała się dla nas idealna. Oczywiście, nie bez znaczenia była propozycja kosztowa oraz fakt iż mogliśmy dostosować usługę oraz jej cenę do naszych potrzeb.

Do czego wykorzystać SMS w czasie kryzysu?

  • urzędy i instytucje publiczne: powiadomienia o zagrożeniach, zalecenia, aktualności, informacja możliwości załatwienia spraw online
  • szpitale i placówki medyczne: zalecenia i dobre praktyki, link do procedur bezpieczeństwa, informacje o najbliższych placówkach
  • e-commerce: wiadomość przypominająca o normalnym funkcjonowaniu, zachęta do zakupów online, powiadomienia o zmianach w dostawie
  • retail: informacja o zamknięciu placówki, powiadomienie o nowych godzinach pracy, zachęta do zamawiania online, obsługa klienta
  • edukacja i szkoły językowe: zachęta do kursów online, zmiany w harmonogramie
  • eventy i wydarzenia masowe: informacja o odwołaniu, powiadomienie o nowej dacie

Jak wysłać SMS do klienta?

Uruchomienie kanału komunikacji i marketingu SMS jest proste i szybkie. Co więcej, darmowe konto w SMSAPI założysz w samodzielnie w kilka minut. Na start dostaniesz także pulę SMS-ów do testów.

Na potrzeby budowania bazy kontaktów do wysyłek SMS przygotowaliśmy zestaw narzędzi, które ułatwią pozyskiwanie numerów telefonów. Dostępne rozwiązania sprawdzą się zarówno na stronach internetowych, w telewizji czy radiu, wszystkie są też zgodne z regulacjami RODO.

Nasi zarejestrowani klienci zyskują dostęp do trzech metod wysyłki wiadomości: z okna przeglądarki, z telefonu komórkowego oraz za sprawą połączenia z dowolnym innym systemem informatycznym (np. CRM, e-commerce czy marketing automation). Pomagamy także w poprawnej konfiguracji konta i pierwszej wysyłce. Zapraszamy do współpracy!

Galeria przykładowych wiadomości związanych z koronawirusem