Blog

Klucz to szybkość reakcji – o SMS-ach w zarządzaniu kadrami i kontroli jakości

SMSAPI Exact People Kontrola Jakosci SMS

Zapraszamy do lektury wywiadu z Robertem Majerem, menedżerem ds. marketingu w Exact Systems. Tematem rozmowy jest nowoczesne podejście do zarządzania kadrami oraz kontroli jakości. Rozmawiamy o szybkości reagowania na pojawiające się kryzysy, rzetelności rozwiązań, a także o roli SMS-ów w wewnętrznej komunikacji firmy zatrudniającej ponad 5500 kontrolerów rozsianych po fabrykach i zakładach w całej Europie.

Robert Majer
Exact Systems

Czym zajmuje się firma Exact Systems?

Exact Systems jest liderem branży kontroli jakości, czyli selekcji, naprawy i sortowania części oraz wyrobów gotowych. W portfolio usług naszej firmy znajdują się także rezydentura, zabezpieczenie wyrobu gotowego, poprawa procesu produkcyjnego, CLS 2 czy audyty VDA 6.3. Dbamy o to, aby drobne elementy dużej układanki (części, maszyny, samochodu itd.) pasowały do siebie. 

W jakich branżach działają Wasi klienci?

Głównymi odbiorcami usług są dostawcy i poddostawcy dla przemysłu motoryzacyjnego oraz producenci samochodów. Działamy w branży elektronicznej, RTV/AGD, kosmetycznej, świadczymy usługi dla przemysłu ciężkiego. Firma istnieje od 15 lat i swoim zasięgiem obejmuje 14 państw, m.in. Polskę, Czechy, Niemcy, Wielką Brytanię, Hiszpanię, Rosję i Chiny.

Co jest największym wyzwaniem podczas kontroli jakości?

Praca Kontrolerów Jakości Exact Systems jest bardzo odpowiedzialna. Części, komponenty oraz wyroby gotowe, które pozytywnie przeszły kontrolę jakości zostaną użyte do produkcji samochodów, maszyn, urządzeń RTV, AGD itd. Nie możemy sobie pozwolić nawet na najmniejsze błędy w kontroli, ponieważ wadliwy element może wpłynąć na złe funkcjonowanie całego urządzenia, co w przypadku samochodu czy maszyn może mieć katastrofalne skutki. 

Nasi Kontrolerzy otrzymują stosowne przeszkolenie przed każdym zleceniem. A te zawsze opierają się na instrukcji dostarczonej przez klienta. Kolejnym wyzwaniem jest zapewnienie płynności procesu produkcyjnego w zakładzie klienta. Nawet najmniejszy nieplanowany przestój wiąże się ze stratami finansowymi.

Do czego służy aplikacja Exact People?

Aplikacja Exact People została stworzona z myślą o Kontrolerach Jakości oraz kandydatach na to stanowisko. Dzięki niej nasi zleceniobiorcy sami ustalają dni i godziny dyspozycyjności czy sprawdzają ile zarobili.

Aplikacja dała też możliwość Działowi Marketingu do przesyłania ważnych informacji o nowościach w firmie, wakatach czy konkursach. Exact People znacznie ułatwiło także komunikację Kontrolerów z Koordynatorami za sprawą wewnętrznego chatu.

Jak zmieniło się zarządzanie kadrami po jej wprowadzeniu?

Do tej pory nasi Koordynatorzy dużo czasu poświęcali na kontakt telefoniczny i SMS-owy ze zleceniobiorcami, aby ustalić grafik pracy, czy usprawiedliwić nieobecność. Również gdy pojawiało się nowe zlecenie wymagające pracy większej ilości osób, Koordynatorzy musieli kontaktować się ze wszystkimi telefonicznie, co zajmowało dużo czasu.

Proces ten znacznie przyspieszył od momentu wdrożenia aplikacji. Kandydaci oraz Kontrolerzy sami ustalają swoją dyspozycyjność natychmiastowo reagując na powiadomienia. Zleceniobiorcy otrzymują ważne informacje na temat firmy czy zaproszenia do konkursów.

Jaką przewagę daje SMS względem innych form komunikacji?

W aplikacji publikujemy wiele informacji z życia firmy. Oczywiście mają one różny priorytet. Przy dość dużej częstotliwości publikowania aktualności istnieje obawa, że te ważne dla nas lub krótkoterminowe mogłyby nie być zauważone przez wszystkich odbiorców. Najważniejsze newsy wysyłamy także SMS-em, często odsyłając do samej aplikacji, gdzie znajdują się szczegóły. SMS-y służą jako wzmocnienie przekazu

Dlaczego włączyliście w aplikacji powiadomienia SMS?

Mimo, że w naszych działaniach komunikacyjnych, kadrowych i marketingowych od wielu lat stosujemy nowoczesne technologie (platforma rekrutacyjna dla kandydatów, zaawansowana baza danych B2B Extranet360, boty w social mediach i na stronie www czy wspomniana aplikacja dla kandydatów i Kontrolerów Jakości oraz pushe wysyłane wprost z aplikacji), to wracamy do sprawdzonych rozwiązań.

Wielu Polaków preferuje SMS-y jako formę komunikacji. Wysyłka jest natychmiastowa, a często publikujemy informacje pilne, które w szybkim czasie muszą dotrzeć do odbiorców. SMS-y dają nam taką możliwość. SMS-y świetnie sprawdzają się także jako zajawka tematu, który szczegółowo opisujemy np. w aplikacji czy na stronie. Wysyłka wiadomości tekstowych zapewnia nam doskonałą dostarczalność komunikatów.

Jakie treści najczęściej przesyłacie za pomocą SMS-ów?

Aplikacja okazała się cennym narzędziem działań employer brandingowych. W naszych komunikatach staramy się pokazać przyjazną atmosferę panującą w firmie oraz możliwości rozwoju. Często pojawiają się zatem informacje o szkoleniach w ramach Akademii Jakości czy wakatach.

Co ważne, wszelkie oferty pracy, zarówno na zakładach produkcyjnych, jak i w naszych biurach, kierujemy najpierw do zleceniobiorców. Pragniemy, aby identyfikowali się z firmą, stawiamy więc na wzajemność i to ich informujemy o wszelkich zmianach w pierwszej kolejności.

Oprócz powyższych, za pomocą SMS-ów wysyłamy informacje o naszym zaangażowaniu w wydarzenia sportowe i akcje charytatywne. SMS-y są także dla nas wsparciem przy dotarciu do osób, które nie korzystają aktywnie z aplikacji, a są naszymi zleceniobiorcami. Zwłaszcza osoby starsze czy nieposiadające smartfonów cenią sobie ten rodzaj komunikacji. SMS-y okazują się przydatne także wtedy, gdy użytkownik ma ograniczony dostęp do internetu, a to często ma miejsce na zakładach czy w fabrykach.

Dlaczego zdecydowaliście się na współpracę z SMSAPI?

Kryteria wyboru najlepszego dostawcy narzędzia do wysyłki SMS-ów są zazwyczaj takie same: brak opłat za założenie i utrzymanie konta, niska cena wysyłki, wysoka dostarczalność wiadomości i przystępna obsługa.

Szukaliśmy serwisu, który w łatwy sposób będzie można zintegrować zarówno z aplikacją Exact People, jak i systemem Mautic, które wykorzystujemy w codziennej pracy. Na ostateczny wybór miało też wpływ indywidualne podejście pracowników SMSAPI, jakim wykazali się tworząc specjalnie dla nas wtyczkę.

Oprócz integracji kanałów komunikacji za pośrednictwem Mautic, SMSAPI dało nam jeszcze jedną wartość – możliwość generowania skróconych linków w wysyłanych wiadomościach. Z wiadomych względów SMS-y muszą być krótkie i treściwe, skracacz znacznie ułatwił to zadanie.

Z jakich funkcjonalności platformy korzystacie najczęściej?

W komunikacji z użytkownikami aplikacji zawsze używamy własnej nazwy nadawcy. Uważam, że funkcja ta wzmacnia wiarygodność przekazu. Bardzo cenimy też skracacz linków (idz.do), który często wykorzystujemy, aby odbiorcy wiadomości mogli poszerzyć temat na naszej stronie.

W związku z planowanym wdrożeniem systemu poleceń w najbliższej przyszłości planujemy także skorzystać z numeru odbiorczego.

Dziękujemy za rozmowę i życzymy sukcesów!

Dzięki!