Spis treści
Jak prawidłowo zadbać o kwestie bezpieczeństwa danych oraz od czego zacząć?
W tym wpisie przybliże Ci kwestie ochrony danych osobowych w firmie działającej na terenie Unii Europejskiej. Opowiem o wykładni prawnej do właściwego procesowania danych oraz o zagrożeniach, jakie czekają na przedsiębiorców nie posiadających właściwej wiedzy i nie wywiązujących się z obowiązków nakładanych przez RODO. Kary związane z RODO potrafią być dotkliwe i nie omijają nawet największych korporacji świata, o czym boleśnie przekonały się już Meta, Amazon i Google.
Czym jest rozporządzenie RODO?
RODO to powszechnie stosowana nazwa, która odnosi się do ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Powyższe rozporządzenie ma formę aktu prawnego stworzonego przez Unię Europejską i obowiązuje na całym jej terenie.
Po co był potrzebny taki dokument? Jego głównym celem jest ochrona danych obywateli UE i nałożenie na podmioty przetwarzające dane odpowiednich ograniczeń i wymogów. Co ważne, nawet jeśli siedziba firmy nie znajduje się na terenie Unii Europejskiej, ale firma świadczy tu swoje usługi, jest ona zobligowania do przestrzegania rozporządzenia RODO. Reasumując każdy podmiot przetwarzający dane na terenie UE podlega pod RODO, podlega mu zatem również każda firma!
Rodo wprowadziło zasady i przepisy oraz wyznaczyło organy nadzorcze dbające o bezpieczeństwo danych we wszystkich krajach wspólnoty. W przypadku Polski funkcję organu nadzorczego pełni UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych) i to jego Prezes nakłada kary, za łamanie zasad opisanych w rozporządzeniu.
Więcej na temat ochrony danych osobowych
RODO w firmie
Niezależnie od wielkości, struktury czy formy organizacji, każda firma i przedsiębiorca musi dostosować się do obowiązujących przepisów prawa i ich przestrzegać. Nie inaczej jest w przypadku rozporządzenia RODO. Każdy podmiot działający na terenie Unii Europejskiej podlega bowiem jego ścisłym restrykcjom, a brak wiedzy nie chroni przedsiębiorcy przed ewentualnym postępowaniem i nałożeniem grzywny. Dotyczy to zarówno wielkich korporacji, jaki firm jednoosobowych.
W kwestii RODO w firmach zarówno ważne jest wprowadzenie odpowiednich mechanizmów, jak również ich aktualizacja i dopasowywanie do obecnych procesów zachodzących w Twojej organizacji. RODO bowiem to nie tylko audyt, dokumentacja i kwestie przyznania odpowiedniego dostępu. To przede wszystkim reagowanie na zmiany w organizacji, cykliczne monitorowanie i optymalizowanie procesów, podnoszenie jakości zabezpieczeń i regularne edukowanie swoich pracowników, w kwestii właściwego i bezpiecznego podejścia do danych osobowych oraz ich procesowania.
Kto jest odpowiedzialny za RODO w firmie?
Każda firma przetwarza dane osobowe i jest to niepodważalny fakt, o którym nie ma co dyskutować. Nawet w przypadku firm jednoosobowych gromadzone są dane osobowe, a osoba prowadząca firmę staje się administratorem lub procesorem danych i podlega szeregowi obowiązków określonym w rozporządzeniu. W przypadku wielu firm, które mają odpowiednie zaplecze oraz świadczą swoje usługi na szeroką skalę powołany jest Inspektor Ochrony Danych, który przejmuje na siebie część obowiązków i dba o poprawne zarządzanie danymi zgodnie z RODO w firmie.
Co jednak gdy nie mamy takich możliwości i samemu chcemy zająć się tematem RODO na przykład w firmie jednoosobowej? Warto w takim przypadku zwrócić się o pomoc do specjalistów i ekspertów korzystając z ich wiedzy i doświadczenia. Takie podejście ograniczy nam ryzyko popełnienia błędów oraz otrzymania ewentualnej kary. Innym rozwiązaniem jest skorzystanie z dedykowanych rozwiązań LegalTech stworzonych z myślą o ochronie danych osobowych i wypełnieniu obowiązków wskazanych w rozporządzeniu RODO.
Czy dokumentacja RODO jest Ci zatem potrzebna?
Podsumowując nasz wpis na temat dokumentacji RODO jest ona istotna ze względu na konieczność posiadania odpowiednich dokumentów, na wypadek kontroli zarządzonej przez organ nadzorczy (UODO) lub w przypadku wycieku danych, o których coraz częściej słyszymy.
Ważne jest jednak, by w parze z dokumentacją szły właściwie i świadome działania, takie jak przeprowadzenie analizy ryzyka, oceny skutków dla DPIA oraz wprowadzenie do organizacji rekomendacji otrzymanych na ich podstawie.
Ponieważ samo tworzenie i przechowywanie dokumentacji, bez jej odzwierciedlenia w działaniu organizacji jest działaniem, które w żadnym stopniu nie zabezpieczy nas w przypadku kontroli, a co najgorsze nie wpłynie pozytywnie na poziom bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych!
RODO w marketingu SMS – FAQ
Jak prawidłowo wprowadzić RODO do swojej firmy?
Osoby zaznajomione z rozporządzeniem RODO doskonale wiedzą, że kwestia dbania o bezpieczeństwo danych osobowych nie polega wyłącznie na tworzeniu dziesiątek dokumentów oraz procedur. RODO to przede wszystkim wprowadzenie w życie dokumentacji, o której piszemy powyżej. Wdrożenie procedur w swojej organizacji, ich przestrzeganie oraz aktualizowanie i dostosowywanie do aktualnych procesów, jakie dzieją się w naszym podmiocie.
Skąd jednak pozyskać odpowiednią wiedzę na temat procesów, jakie zachodzą w naszej organizacji? Jak właściwie je zmapować i nadać im odpowiednie wagi? Co zrobić dla podniesienia poziomu bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych przez nasz urząd, placówkę medyczną czy firmę? Pierwszym krokiem, na wagę którego bardzo często wskazuje Prezes UODO, jak również kary nakładane przez sam organ jest przeprowadzenie analizy ryzyka dla RODO.
Właściwa i kompleksowa analiza ryzyka pozwala nam na poznanie procesów zachodzących w naszej organizacji oraz przeprowadzenie oceny potencjalnych zagrożeń i ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych w naszej organizacji. Analiza ryzyka RODO daje także możliwość sprawdzenia zgodności wspomnianych procesów zachodzących w organizacji z obowiązującymi przepisami ujętymi w rozporządzeniu RODO. Analiza ryzyka powinna być spójna dla wszystkich procesów, działów i całej struktury organizacji.
Ocena skutków (DPIA), podobnie jak analiza ryzyka RODO pozwala nam przeprowadzić ocenę sposobu przetwarzania danych osobowych przez organizację oraz sprawdzić jego wpływ na ochronę prywatności i prawa jednostek, których dane są przetwarzane. Ocena skutków (DPIA) jest wymagana przez RODO w szczególnych przypadkach wskazanych przez rozporządzenie. Chodzi o sytuacje, w których przetwarzanie danych osobowych może nieść, ze sobą duże (wysokie) ryzyko dla praw osób, których dane są przetwarzane.
Rezultatem przeprowadzenia analizy ryzyka oraz oceny skutków DPIA są raporty, na podstawie których administrator lub procesor mogą wprowadzić odpowiednie procedury do swoich organizacji. W ten sposób jesteśmy w stanie zadbać o właściwe procesowanie danych osobowych oraz ich bezpieczeństwo, a także spełnić obowiązki nakładane przez RODO.
Wykorzystaj dedykowane narzędzia oszczędź swój czas i pieniądze!
W celu bycia zgodnym z RODO każda organizacja może skorzystać z dedykowanych rozwiązań przygotowanych z myślą o ochronie danych osobowych. Dzięki aplikacjom, programom i narzędziom LegalTech przedsiębiorca lub jednostka samorządu terytorialnego może zaoszczędzić czas, nakłady finansowe i zasoby ludzkie. Optymalizacja działań w oparciu o aplikacje do analizy ryzyka, oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) oraz badania zgodności z RODO to najlepsze rozwiązanie, zwłaszcza dla małych organizacji nie posiadających odpowiedniego zaplecza.
Nie oznacza to jednak, że rozwiązania LegalTech nie mają zastosowania w dużych korporacjach czy organizacjach z wielowarstwową strukturą. Wręcz przeciwnie, aplikacje i narzędzia online mogą stanowić idealne rozwiązanie dla IOD (Inspektorów Ochrony Danych), które przyśpieszy ich pracę, usystematyzuje przeprowadzone analizy oraz ułatwi pracę z innymi członkami zespołu i organizacji.
Dla komfortu pracy, jej wysokiej jakości i zapewnienia zgodności z RODO polecamy wykorzystanie narzędzi online stworzonych z myślą o ochronie danych osobowych.
Oszczędzaj swój czas, środki i zasoby!
Dobrze Ci radził
Wojciech Grenda – Prezes zarządu w GDPR Risk Tracker
Współtwórca aplikacji GDPR Risk Tracker umożliwiającej przeprowadzenie kompleksowej analizy ryzyka oraz oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) pozwalająca na weryfikację zgodności z RODO. Specjalista ds. bezpieczeństwa informacji. Lider Data Protection w Lubasz i Wspólnicy – Kancelarii Radców Prawnych. Specjalista IT z wieloletnim doświadczeniem w dziedzinach: bezpieczeństwo informacji, bezpieczeństwo systemów, analiza wymagań, projektowanie systemów informatycznych oraz zarządzanie zespołami IT. Audytor Wewnętrzny Zintegrowanego Systemu Zarządzania zgodnego z normą PN-EN ISO/IEC 27001:2017-06 oraz ISO 27701:2019. Absolwent Wydziału Fizyki Technicznej Informatyki i Matematyki Stosowanej Politechniki Łódzkiej, Kierunek: Informatyka, Specjalizacja: Inżynieria Oprogramowania i Sztuczna Inteligencja.Absolwent podyplomowych studiów w Szkole Głównej Handlowej, Kierunek: Efektywne Zarządzanie IT.
