Blog

Na styku sportu i IT – wywiad z Tomaszem Cybulskim z ProTrainUp

SMSAPI ProTrainUp Sport IT SMS

Nowoczesne rozwiązania zagościły w sporcie na dobre. Nowinki technologiczne są obecne nie tylko na stadionach, w wyposażeniu i akcesoriach, ale także w kieszeniach trenerów i zawodników. O tych udogodnieniach rozmawiam ze współzałożycielem ProTrainUp – firmy, która wzięła szturmem polski rynek sportowego IT. Zapraszam do lektury wywiadu z Tomaszem Cybulskim!

Zacznijmy od wyjaśnienia, co to jest ProTrainUp?

SMSAPI ProTrainUp Sport SMS Tomasz Cybulski
Tomasz Cybulski
ProTrainUp

ProTrainUp, to firma zajmująca się tworzeniem rozwiązań IT dla branży sportowej, a od niedawna także dla branży edukacyjnej. W naszym portfolio są trzy duże systemy informatyczne: ProTrainUp – system zarządzania klubem sportowym, SportLiveTag – system wideo-analizy sportowej oraz System Sokrates – narzędzie służące do zarządzania awansami zawodowymi, oceną nauczycieli i nadzorem pedagogicznym w szkołach i przedszkolach.

Powiedz proszę coś więcej na temat systemu zarządzania klubami sportowymi. Dla kogo jest przeznaczony?

System ProTrainUp przeznaczony jest dla federacji sportowych oraz europejskich klubów, niezależnie od ich wielkości i poziomu rozgrywek, w jakich biorą udział.

Federacje już korzystające z niego to: Polski Związek Koszykówki, Związek Piłki Ręcznej w Polsce, Polski Związek Tenisa Stołowego. Wśród klubów należy wymieć: Slovan Liberec, Nika Kijów, Zagłębie Lubin, Lechia Gdańsk, Korona Kielce, Wisła Płock, Pogoń Szczecin, Jagiellonia Białystok, Śląsk Wrocław, Zagłębie Sosnowiec, Arka Gdynia czy też Coerver Poland.

Dostarczając system blisko 400 klubom i akademiom sportowym, jesteśmy niekwestionowanym liderem wśród polskich firm z branży sport IT.

A w jakiej formie jest on dostępny?

Z systemu można korzystać na dwa sposoby. Wersja przeglądarkowa – oferująca pełen zakres zaawansowanych funkcjonalność, włącznie z kreatorem rysunków i animacji oraz aplikacja mobilna. Aplikacja posiada tylko podstawowe funkcje, ale za to daje ogromne możliwości komunikacyjne np. powiadomienia push o nieobecności, odwołaniu, zmianie daty, godziny czy miejsca treningu, powołaniu na mecz.

Z której wersji najchętniej korzystają zawodnicy i rodzice?

Wśród zawodników i rodziców bezkonkurencyjna jest aplikacja mobilna. To niesamowicie wygodne, a zarazem wręcz wymagane, żeby wszystkie informacje na temat dziecka znajdowały się zawsze w zasięgu ręki. Zbliżamy się do 10 000 instalacji aplikacji.

SMSAPI ProTrainUp Sport SMS Aplikacja

Jakie są główne zastosowania systemu ProTrainUp?

System daje klubom możliwość zarządzania kadrami, kontrolowania składek, budowania bazy ćwiczeń, tworzenia treningów czy sprawdzania frekwencji na treningach. Większość funkcjonalności dostępnych jest za pomocą kilku kliknięć!

Jednocześnie, dostęp do systemu mogą otrzymać także osoby zatrudnione przez klub, takie jak księgowa, fizjoterapeuta, scout czy też trener przygotowania motorycznego. Co więcej, również rodzice i sami zawodnicy mogą mieć wgląd do wszystkich swoich statystyk, terminarzy czy też informacji o bilansie płaconych składek.

Rozumiem, że nie wszyscy jednak wykorzystują te udogodnienia. W jaki sposób przypominacie o np. niezapłaconej składce?

ProTrainUp udostępnia kilka sposobów komunikacji. Podstawowym są oczywiście powiadomienia wysyłane z poziomu aplikacji. Dotyczą one powołań na mecze i treningi, informują o odwołanych treningach czy też o zmianie miejsca, daty lub godziny spotkania.

Jak wiadomo, kluby nie zmuszą rodziców do zainstalowania aplikacji mobilnej, ale podanie numeru telefonu jest już obowiązkowe. Biorąc to pod uwagę, decyzja o integracji z systemem masowej wysyłki wiadomości tekstowych była naturalnym posunięciem. Tym samym daliśmy naszym klientom możliwość komunikacji z rodzicami, zawodnikami, pracownikami poprzez klasyczny SMS. Przyjęło się świetnie! 😉 

Dobrze to słyszeć! Do czego są najczęściej wykorzystywane?

Z rozmów z klientami oraz z naszych obserwacji wynika, że są pewne obszary, które wymagają 100% pewności dotarcia i odczytania wiadomości. Są nimi działania windykacyjne oraz marketingowe.

Po pierwsze, SMS służą jako przypomnienie o zaległych składkach. Na potrzeby tego zastosowania połączyliśmy dwa moduły – wysyłki SMS oraz składkowy. Dzięki temu, dosłownie 2-3 kliknięciami jest się w stanie wysłać przypomnienie do wszystkich zapominalskich.

Jest to ogromna oszczędność czasu trenerów i pracowników klubów. Po kliku miesiącach funkcjonowania, kluby dały nam znać, że znacząco zwiększyła się im ściągalność składek! Bardzo nas to cieszy. Co ciekawe, my także wykorzystujemy SMS-y do tego samego, co nasi klienci, czyli windykacji – o ironio losu. 😛

Po drugie, informują one o różnego rodzaju akcjach i wydarzeniach. Dotyczą one głównie wyjazdów na obozy szkoleniowe oraz możliwości zakupu sprzętu sportowego. Efektami są korzyści wizerunkowe, ogromna oszczędność czasu oraz zdecydowanie wyższy współczynnik dotarcia do adresatów niż w przypadku chociażby kampanii e-mail.

Co z innymi obszarami komunikacji klubu?

Jest w sumie jeszcze jeden obszar, w którym SMS znajduje zastosowanie – wysyłka wiadomości do pracowników z informacjami o zebraniach lub innych istotnych kwestiach. W wielu klubach, choć z roku na rok się to zmienia, zdarzają się jeszcze miłośnicy tradycyjnych środków komunikacji. Warto też pamiętać, że czasami Internet mobilny w telefonach jest wyłączany lub niedostępny. W takich przypadkach, wiadomości tekstowe sprawdzają się lepiej niż powiadomienia push czy e-mail.

Dlaczego wiadomości tekstowe spełniają powyższe funkcje lepiej niż pozostałe środki komunikacji?

Jak już wspomniałem, informacje otrzymane bezpośrednio na telefon traktowane są bardzo personalnie. Tym bardziej, jeżeli dotyczą zaległości wobec klubu, a nadawcą jest np. Jagiellonia Białystok. Rozpoznawalna nazwa zamiast numeru znacząco wpływa na rangę wiadomości.

Kluby posiadają dane kontaktowe rodziców i zawodników, ale do tej pory były one zapisywane w Excelu lub na telefonach poszczególnych trenerów. Co miesiąc musieli oni sprawdzać bilanse składek i wysyłać przypomnienia własnoręcznie. Dzięki integracji z SMSAPI, trenerzy oszczędzają miesięcznie kilka godzin pracy, które mogą poświęcić na pracę z zawodnikami na boisku lub po prostu spędzić 2-3 godziny więcej z rodziną. W tym układzie, dzięki prostej funkcjonalności wszyscy są zwycięzcami! Win – Win 😀

Jeżeli chodzi o kwestie marketingowe, to także dzięki zautomatyzowaniu wysyłki poprawiła się docieralność wiadomości. Nie każdy rodzic aktywne korzysta ze swojego e-maila, dlatego przesyłki nie były odczytywane.

Dzięki modułowi masowej wysyłki SMS, kluby docierają praktycznie ze 100% swoich komunikatów. Dołączając do SMS-a skrócony link mogą przekierowywać bezpośrednio na stronę sprzedażową. Podobnie jest w przypadku komunikacji wewnątrz klubu. Wysoka skuteczność w dotarciu decyduje o przewadze wiadomości tekstowych.

Dlaczego wybraliście nas jako dostawców komunikacji SMS?

Zadecydował lokalny patriotyzm oraz indywidualne podejście, które bardzo sobie cenimy. Jako że jesteśmy firmą ze Śląska, a swoją siedzibę mamy na terenie legendarnego Stadionu Śląskiego, to w momencie, kiedy dowiedzieliśmy się, że SMSAPI stacjonuje w Gliwicach od razu zrobiło się jakoś cieplej na sercu! 😉

Ponad to, przedstawiciel, który przyjechał do naszego biura, wiedział co w trawie piszczy w piłkarski światku. Zindywidualizowana i elastyczna oferta pozwalająca nam pomału wdrażać nowe rozwiązanie utwierdzała nas w przekonaniu, że wybieramy dobrego partnera technologicznego. Nie bez znaczenia była także prostota implementacji rozwiązania w naszym systemie… 4 x TAK, trudno więc było podjąć inną decyzję 😀

Były jakieś trudności?

Chyba nie powiem nic zaskakującego wskazując dwa aspekty, w których musieliśmy się nieco napracować, żeby system wysyłkowy był w pełni użyteczny: aspekt techniczny oraz biznesowy.

Pierwszy z nich dotyczył stworzenia odpowiednich algorytmów przesiewających odbiorców wiadomości. Pojawiło się klika problematycznych sytuacji, które musieliśmy uwzględnić np. co, jeżeli zawodnik gra w kilku drużynach w ramach jednego klubu, kiedy informować rodziców i jak często, co, jeżeli zawodnik jest tymczasowo ukryty w systemie lub jest kontuzjowany, co jeżeli rodzic ma dwójkę dzieci w jednym klubie i tak dalej… Musieliśmy przemyśleć i rozpisać w systemie parę takich właśnie “IF’ów”.

Drugim aspektem, z którym się nieco namęczyliśmy było stworzenie odpowiedniej oferty i pakietów dla naszych użytkowników. Tutaj mocno pomógł nam jednak fakt, że naszymi sąsiadami jest szkółka piłkarska Stadionu Śląskiego. Dzięki nim dowiedzieliśmy się jak wygląda kwestia ilościowego wykorzystania SMS-ów w komunikacji z rodzicami. Znając zapotrzebowanie akademii, w której trenuje 400 dzieciaków, mogliśmy precyzyjnie wyskalować naszą ofertę.

SMSAPI ProTrainUp Sport SMS Stadion

Na zakończenie, możesz zdradzić plany rozwoju systemu?

Jasne! Tytułem wstępu przypomnę cytat: “kto nie słucha swoich klientów, nie podąża za ich wymaganiami, prędzej czy później będzie out of business”. Dlatego prowadzimy z naszymi użytkownikami dość otwarty dialog. Na czacie helpdesk czy też w grupie Facebook pytamy, co sądzą o nowych lub planowanych funkcjonalnościach. Słuchamy wszelkich propozycji co do kierunku rozwoju. Gdybym miał zebrać te wszystkie uwagi i sugestie w trzy słowa, to byłyby to: profesjonalizacja, internacjonalizacja, multidyscyplinarność.

Pierwsze dotyczy tworzenia funkcjonalności potrzebnych na szczeblach profesjonalnego sportu jak np. moduł analizy zmęczenia zawodników czy integracja z cloud solutions, w których przechowywane będą terabajty materiałów i analiz wideo. Pomysłów mamy sporo, ale niech szczegóły pozostaną w zaciszu naszego biura. 😉

Co do internacjonalizacji, przyglądamy się rynkom wschodnio-europejskim, takim jak Rosja, Ukraina czy Kazachstan. Pierwszym krokiem na wschód było niedawne przetłumaczenie systemu na język rosyjski. Kolejnym będzie współpraca z przedstawicielem handlowym w państwach rosyjskojęzycznych.

Ostatni element planu rozwoju to multidyscyplinarność, czyli kooperacja z krajowymi związkami piłki ręcznej, koszykówki, tenisa stołowego czy też siatkówki. Wymaga to przeobrażanie typowo piłkarskiego systemu w rozwiązanie otwarte na każdą dyscyplinę sportu. Pierwsze, bardzo ważne kroki już zostały poczynione. I tu postawię kropkę kierując się zasadą: “pracuj ciężko w ciszy, niech efekty robią hałas”.

I tym planom gorąco kibicuję! Dzięki za poświęcony czas.

Dzięki za wywiad! 😉