Blog ekspercki

SMS od Sztabu WOŚP: By pomagać i wspierać innych…

wosp - sms w akcjach charytatywnych

Jeśli czytaliście nasze wywiady w 2013 roku z pewnością już wiecie, jak ważne w efektywnych kampaniach SMS są własne bazy danych, jak z sukcesem łączyć krótką wiadomość tekstową z Facebookiem,  budować za jej pomocą lojalność klientów lub komunikować się podczas branżowych eventów. Ten rok postanowiliśmy jednak zacząć bardziej nietypowo – od rozmowy z przedstawicielami  dwóch sztabów Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy, którzy już od kilku lat aktywnie działają na rzecz potrzebujących.

Na temat wsparcia działań WOŚP i usprawnienia pracy setek wolontariuszy rozmawiamy z szefem gdyńskiego  sztabu – Igorem Nizio oraz specjalistą ds. informatycznych ze sztabu z Częstochowy – Robertem Majerem.

Zapraszamy do lektury!

SMSAPI: Za nami już 22 Finał WOŚP i wszyscy jesteśmy ciekawi, ile pieniędzy zebrano dla Orkiestry i czy kolejnym miastom udało się pobić ustawione wcześniej rekordy? Tak było między innymi w ubiegłym roku w Gdyni, której mieszkańcy na pomoc dzieciom i osobom starszym przeznaczyli aż 250 000 zł. W tym roku zapewne też ciężko pracowaliście na takie efekty?

Igor Nizio (WOŚP Gdynia): Tak, oczywiście pracy było sporo, ale to już tradycja podczas Wielkiego Finału J. Muszę jednak przyznać, że w tym roku było nam szczególnie trudno ze względu na niesprzyjającą pogodę. Warunki atmosferyczne wiele osób zniechęciły do wychodzenia z domów, a my sami musieliśmy wstrzymać kilka licytacji. Na szczęście wiemy już, że mimo tych niesprzyjających okoliczności  udało nam się pobić zeszłoroczny rekord. W sumie zebraliśmy ponad 260 000 zł. To oczywiście zasługa wspaniałych wolontariuszy, którzy na 22 Finał stawili się jeszcze liczniej niż rok temu – tak więc zamiast 550 osób, tym razem w naszym sztabie było ich aż 700.

SMSAPI: A jak było w Częstochowie? Czy podsumowaniu Wielkiego Finału wypadło równie pomyślnie?

Robert Majer (WOŚP Częstochowa): Jak najbardziej! Tegoroczny Finał pobił poprzednie działania i wiemy już, że zebraliśmy ponad 165 000 złotych. To jednak nie wszystko – aktualnie trwają licytacje na allegro, które zostaną doliczone do naszej puli. Tak więc ostateczna kwota będzie jeszcze wyższa. Nie zawiedli także wolontariusze – w tym roku kwestowało z nami aż 550 osób. To jeszcze więcej niż rok temu.

SMSAPI: Większa liczba wolontariuszy to z jednej strony szansa dla sztabu na coraz lepsze wyniki zbiórek, z drugiej – trudniejsze wyzwania przed koordynatorami i szefami sztabów, którzy muszą zapanować nad pracą tak dużego zespołu. Poszukiwane są więc nowe rozwiązania i udogodnienia, chociażby właśnie w dziedzinie komunikacji. Podczas 21 Finału po raz pierwszy w Waszych sztabach przetestowane zostały mobilne systemy wymiany informacji z wolontariuszami. Jak działają obecnie? Czy udało się wypracować najskuteczniejsze rozwiązania? Czy któreś z nich ma rzeczywisty wpływ na wysokość zbiórek?

Igor (WOŚP Gdynia): Każdy z pewnością jest w stanie wyobrazić sobie, jak trudno jest skoordynować pracę kilkuset osób, z których każda znajduje się w innej części miasta. Mobilny system informowania wprowadziliśmy właśnie po to, aby ułatwić to zadanie. Z SMS-owej komunikacji korzystaliśmy podczas Wielkiego Finału nieustannie. Tak jak w roku ubiegłym,  wysyłaliśmy wiadomości o tym, co się dzieje w Gdyni lub np. z sugestiami, w których miejscach brakuje wolontariuszy, gdzie warto się udać. Ponadto, w tym roku wprowadziliśmy jeszcze inne udogodnienia: wolontariusze na bieżąco otrzymywali od nas informacje na temat tego, ile zebraliśmy pieniędzy jako sztab w Gdyni oraz ile zebrała ogółem Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy. Takie dane, poprzez naszych wolontariuszy, trafiały dalej do osób, które wrzucały pieniądze do puszki. W trakcie Finału udało nam się więc rozszerzyć działania komunikacyjne tak, że stały się widoczne „na zewnątrz”. I jestem przekonany, że zostało to pozytywnie odebrane przez osoby nas wspierające.

Muszę też dodać, że komunikacja SMS będzie nam służyć także później. Planujemy za jej pomocą podtrzymywać kontakt z wolontariuszami przez cały rok. Tutaj cel działań jest już jednak trochę inny – nie chodzi o usprawnienie komunikacji i przyspieszenie procesów, ale raczej trwałe budowanie relacji. Wpadliśmy między innymi na pomysł wysyłania do naszych wolontariuszy życzeń urodzinowych – myślę, że będzie im bardzo miło, gdy pokażemy, że są dla nas ważni, i to nie tylko przez ten jeden dzień w roku.

Robert (WOŚP Częstochowa): W naszym sztabie mobilna komunikacja podobnie jak w Gdyni, ma służyć przede wszystkim sprawnej wymianie informacji i usprawnieniu działań związanych z pracą wolontariuszy. To także nasz dodatkowy system wsparcia przy rekrutacji kandydatów, wypełnianiu ankiet, odbiorze puszek i identyfikatorów. Jako jedyny sztab w kraju posiadamy własny system informatyczny a’la CRM, który umożliwia zarządzanie całym procesem zbiórki funduszy. Dzięki wysyłkom wiadomości jesteśmy w stanie zoptymalizować niemal wszystkie etapy wymiany informacji na linii sztab – wolontariusz(e). Czy to przekłada się na lepsze wyniki danego sztabu? Jestem przekonany, że nie pozostaje bez znaczenia. Branżowo rzecz ujmując – już sama konwersja z obecności na czas wolontariuszy dzięki zastosowaniu mobilnej komunikacji była znakomita.

SMSAPI: A jaka była reakcja wolontariuszy na taką formę komunikacji z centralą sztabu? Szybko zaakceptowali SMS-y czy wręcz przeciwnie?  

Igor (WOŚP Gdynia): Reakcja wolontariuszy była bardzo pozytywna. Na etapie zapisów do bazy, pytaliśmy wszystkich, czy wyrażają zgodę na taką komunikację i ani jedna osoba nie wyraziła sprzeciwu. Poza tym, tak naprawdę, poza SMS-ami, nie bardzo mieliśmy inne możliwości szybkiego kontaktu – e-maile niekoniecznie odczytywane są na bieżąco, szczególnie przez osoby znajdujące się w terenie. Wolontariusze rozumieli więc, że ta forma kontaktu jest jak najbardziej potrzebna i uzasadniona. Poza tym, sam pamiętam z czasów, gdy jeszcze byłem wolontariuszem, że zależało mi wtedy na tym, aby jak najszybciej dowiedzieć się, jaką kwotę zebrałem. Dzisiaj wolontariusze także chcą mieć dostęp do takich informacji, a SMS-y przyśpieszają ich przepływ. Nic dziwnego, że wiadomości tekstowe są więc tak pożądane.

Robert (WOŚP Częstochowa): Także i nas nie było żadnych problemów z wprowadzeniem takiego rozwiązania. Dla ludzi młodych komórki i SMS-y to naturalna forma codziennego kontaktu, więc i reakcja na nasz pomysł była znakomita. Sądzę, że do takich „szybkich” wiadomości dystrybuowanych do sporej grupy odbiorców, a w naszym przypadku to ponad 500 osób, to idealna forma skupienia uwagi na jednym istotnym komunikacie pod tytułem „przyjdź” „pamiętaj”.

SMSAPI:  Po Waszych działaniach widać, że świetnie opanowaliście SMS-ową komunikację z wolontariuszami. Czy macie jednak dodatkowe pomysły na wprowadzenie kolejnych usprawnień w przyszłym roku?

Igor (WOŚP Gdynia): Tak, zastanawiam się jeszcze nad wprowadzeniem dwukierunkowej formy wymiany informacji, tak aby wolontariusz mógł np. wysłać zapytanie na dany numer i z niego otrzymać odpowiedź. Dodatkowo, pomyślę także nad segmentacją wysyłek, ponieważ o ile część wiadomości musi dotrzeć do wszystkich wolontariuszy, o tyle inne mogłyby być wysyłane tylko do danych grup odbiorców (np. osób znajdujących się w konkretnej dzielnicy). Tak więc i w przyszłym roku z pewnością uda nam się jeszcze wprowadzić kolejne modyfikacje i jeszcze lepiej dopasować system do naszych potrzeb.

Robert (WOŚP Częstochowa): Ja natomiast zastanawiam się nad ” krzepiącym SMS-em / MMS-em” w dniu zbiórki oraz wysyłką wiadomości z informacją, jak uzyskać pomoc w razie kłopotów. Nie wykluczam też, że podczas 23 Finału pojawią się jeszcze kolejne, nowe pomysły. SMS jako kanał komunikacji jest bardzo prosty, ale daje szerokie pole manewru.

SMSAPI: Jeśli SMS-owym systemem komunikacji zainteresują się także inne sztaby, jakich rad udzielilibyście koordynatorom testującym po raz pierwszy mobilne rozwiązania?

Igor (WOŚP Gdynia): Przede wszystkim radziłbym poinformować wolontariuszy, w jakim celu zbierane są numery telefonów. Warto uświadomić, że to działanie ma służyć ich bezpieczeństwu i lepszej koordynacji pracy całego zespołu.

Robert (WOŚP Częstochowa): Z mojej perspektywy najważniejsze to posiadać aktualne numery telefonów. Prowadząc zapisy do naszej bazy, czy to w formie papierowej czy też elektronicznej, warto za każdą wizytą starać się uaktualnić numer telefonu. Dodatkowo, pamiętajmy, że w większości przy takich akcjach pracujemy z ludźmi młodymi, do których SMS wysłany wcześnie rano może mieć gorsze dotarcie niż ten otrzymany ok. 10-11, gdy są już w szkole.

SMSAPI: Czy Waszym zdaniem podobne rozwiązania mogłyby się sprawdzić także w innych akcjach charytatywnych? A jeśli tak, to jakich?

Igor (WOŚP Gdynia): Z naszych doświadczeń wynika, że większość wolontariuszy odczytywała wiadomości SMS w czasie kilkunastu minut od momentu ich otrzymania. To bez wątpienia stwarza ogromny potencjał dla różnego typu akcji wymagających szybkiego działania. Ponadto, pozwala na szybki kontakt do danej osoby w sytuacji awaryjnej, wtedy, gdy dzieje się coś nieoczekiwanego. Z pewnością te atuty SMS-a pozwalają mu stać się świetnym narzędziem w rękach różnego typu organizacji charytatywnych, szczególnie tych, które posiadają już swoje bazy numerów.

Robert (WOŚP Częstochowa): Oczywiście, że tak. To znakomita forma szybkiego „zwoływania” ludzi, informowania ich o akcjach czy potrzebach społecznych. Idealne dla każdego, kto chce pomagać i wspierać innych.

SMSAPI: Dziękujemy za rozmowę!