Spis treści

Organizacja wydarzeń offline może wydawać się nie lada wyzwaniem, ale odpowiednie przygotowanie sprawia, że przynosi ona realne korzyści zarówno dla uczestników, jak i organizatora.

W tym artykule podzielę się doświadczeniem zdobytym przy organizacji semKRK i semWAW. Pokażę Ci, jak krok po kroku stworzyć udane wydarzenie offline.

Po co w ogóle organizować eventy offline?

Spotkanie na żywo zawsze jest wyjątkowe. W dobie digitalizacji to stwierdzenie nabiera według mnie jeszcze większej wartości. Podczas pandemii byliśmy zmuszeni realizować nasze wydarzenia w wersji online. Zrealizowaliśmy 3 edycje semKRK online i… więcej nie chcemy. 😉 Wiedzę przekazaliśmy w 100%, brakowało natomiast networkingu, brakowało tej niesamowitej atmosfery przebywania wśród innych ekspertów SEM i SEO. Brakowało… po prostu ludzi! Natomiast z pandemii wyciągnęliśmy tyle, że warsztaty poprzedzające nasze eventy organizujemy online w narzędziu ClickMeeting.

Można więc powiedzieć, że nasze wydarzenia mają formę hybrydową. A wracając do samego pytania: eventy offline warto organizować, ponieważ podnoszą one prestiż marki i organizatora, a dobrze przygotowane spotkania pomagają w budowaniu relacji biznesowych na żywo.

Od czego zatem zacząć organizację eventu?

Na start należy określić lokalizację wydarzenia oraz jego format – czy będzie to konferencja, panel dyskusyjny, czy może kameralne spotkanie z klientami. Ważne jest również ustalenie czasu trwania eventu, aby dopasować go do oczekiwań uczestników i harmonogramu prelegentów.

Na semKRK i semWAW stawiamy na sprawdzone lokalizacje i swoje wydarzenia organizujemy głównie w: Starej Zajezdni w Krakowie (semKRK) oraz w Campusie Google w Warszawie (semWAW). To właśnie powtarzalność i wracanie do tych samych miejsc jest dla nas bardzo ważne, chociaż mieliśmy również kilka edycji np. w Muzeum Manggha w Krakowie, które bardzo dobrze wspominamy!

Jeśli chodzi natomiast o formę naszych spotkań, to organizujemy konferencje z prelekcjami oraz na semWAW eksperymentujemy z panelami dyskusyjnymi, na które zapraszamy po 3 ekspertów/ekspertki z danej dziedziny oraz prowadzącego/prowadzącą panel. W ten sposób nawiązuje się ciekawa rozmowa, z której mogą skorzystać wszyscy nasi uczestnicy.

Bonus

Tylko dla czytelników tego artykułu udostępniamy panel dyskusyjny z semWAW#2 pt. “Kobiety w SEM i Marketingu w 2024 r.”, w którym wzięła udział m.in. Maja Wiśniewska-Hardek z SMSAPI.

Później powinniśmy przejść do ustalenia regulaminu wydarzenia i przygotowania systemu do sprzedaży biletów. Na naszych eventach regulaminy przygotowujemy we współpracy z Kancelarią Prawną Kantorowski, Głąb i Wspólnicy Sp.j., którą serdecznie polecamy. Bardzo ważnym aspektem jest fakt, że każdy uczestnik wydarzenia musi nasz regulamin zaakceptować. W naszym przypadku taki akcept odbywa się przy zakupie biletu w systemie sprzedaży, którego używamy, czyli EasyTools.

W kwestiach promocyjnych musimy pamiętać o postawieniu strony wydarzenia, reklamie na FB/Google Ads oraz dokładnej analizie SEM/SEO. 

Jasna komunikacja to podstawa. Dla naszych wydarzeń mamy postawione osobne strony: semkrk.pl i semwaw.pl oraz osobne konta na social mediach np. Instagram semWAW. Przed każdą edycją konfigurujemy analitykę, aby śledzić sprzedaż biletów i źródła ruchu. Wszystkie bieżące informacje takie jak: godziny, daty, prelegenci, agendy, webinary, warsztaty znajdziecie właśnie na naszych stronach głównych. Staramy się również, żeby były one jak najbardziej przystępne dla odbiorców, dlatego ciągle je zmieniamy i dodajemy kolejne elementy.

Jak stworzyć agendę wydarzenia offline?

Kolejnym krokiem powinno być zaproszenie prelegentów/występujących na nasze wydarzenie i przygotowanie agendy wydarzenia. Stworzenie angażującej agendy jest bardzo ważne. W budowaniu naszych rozpisek konferencji kierujemy się kilkoma czynnikami:

1. Zapraszamy najlepszych prelegentów z poprzednich edycji naszych konferencji,
2. Dajemy możliwość wystąpienia nowym twarzom poprzez konkurs Call4Papers, który polega na głosowaniu na tematy, ale nie znając prelegenta. W ten sposób wygrywają w głosowaniu tematy najciekawsze, a ich autorzy mogą zaprezentować się przed naszą widownią.
3. Organizujemy konkurs semKRK Awards, a zwycięzcy w danych kategoriach mają szansę zaprezentować się później na naszej scenie.
4. Monitorujemy branżę i szukamy nowych, ciekawych osób, które mogą zaprezentować coś ciekawego na naszej scenie.
5. Jeździmy na inne konferencje i słuchamy wystąpień. Czasami to właśnie dzięki usłyszeniu niesamowitego wystąpienia jesteśmy pewni, że chcemy, żeby dany prelegent czy prelegentka u nas wystąpili i dążymy do tego za wszelką cenę.

Równocześnie możemy zacząć działać w kwestii zbierania sponsorów i partnerów naszego wydarzenia. Powinny być to firmy i media, które mogą pomóc nam w promocji wydarzenia na swoich kanałach social media oraz stronach internetowych. Możemy rozważyć również sprzedaż pakietów sponsorskich, które mogą pomóc nam w przygotowaniu wartości dodatkowych dla naszych uczestników np. darmowe kody do skorzystania z jakichś narzędzi online, gadżety, które otrzymają oni na konferencji “do ręki”. Proces zbierania sponsorów i partnerów jest długi i może potrwać nawet do samego wydarzenia, ponieważ często sponsorzy wpadają “na ostatnią chwilę”.

Jak promować event stacjonarny?

Promocja eventu i odpowiedź na pytanie “jak przyciągnąć uczestników?” jest jedną z najtrudniejszych. W tym celu możemy podejmować masę działań, więc przytoczę tylko kilka:

• Do promocji wykorzystaj e-mail i SMS marketing,
• Wykorzystaj swoje kanały w social mediach oraz sieć partnerów (stąd tak długie listy patronatów medialnych na naszych stronach), 
• buduj społeczność wokół wydarzenia (np. na wydarzeniach na FB czy kanałach discord),
• pozyskuj nowych partnerów i patronów medialnych. Nie bazuj na jednej, stałej liście, tylko ciągle ją rozbudowuj. Trzeba trafiać do kolejnych, nowych osób, które jeszcze nie słyszały o Twoim wydarzeniu i to najlepsza droga! W naszym przypadku najczęściej uderzamy do e-commerce, firm zajmujących się SEM i SEO czy agencji marketingowych.

Kilka słów o kwestiach technicznych

Następnie musimy zadbać o wszystkie kwestie techniczne (przygotować naszych pracowników do obsługi wydarzenia lub wynająć specjalną firmę z technikami). Jeśli charakter spotkania na to pozwala, warto zorganizować AfterParty, gdzie ludzie będą mogli dodatkowo się zintegrować. 

Podczas semKRK i semWAW wspiera nas zespół DevaGroup. To właśnie oni są naszą dużą siłą i pomagają nam w dniach konferencji np. przy wpuszczaniu uczestników czy wręczaniu nagród na scenie. W celu ich przygotowania zbieramy najpierw chętne osoby, później organizujemy z nimi spotkanie organizacyjne, na którym opowiadamy o tym, co będzie się działo i finalnie zbieramy wszystkich na miejscu konferencji. Jeśli chodzi natomiast o AfterParty, to jest to jedna z bardzo ważnych części naszych konferencji. To właśnie przerwy pomiędzy prelekcjami i “afterek” są idealnymi momentami na networking i poznanie nowych osób z branży.

A co z gadżetami?

Jeśli od sponsorów wydarzenia będą przygotowane jakieś fizyczne gadżety, to trzeba je spakować do GoodieBags. Przy takich działaniach bardzo ważne jest spisanie checklist organizacyjnych. Będą one wyglądać całkiem inaczej w każdym evencie, natomiast są bardzo ważne.

Na semKRK i semWAW aktualnie zrezygnowaliśmy z rozdawania gotowych Goodie Bags na rzecz stołów z gadżetami, z których uczestnicy sami mogą wybrać i zabrać ze sobą to, co uważają za przydatne. Działanie to ma na celu ograniczenie rozdawania rzeczy, które nie trafiają do danego uczestnika np. magazyn z nowościami w SEM czy tatuaż z naszym logiem będą trafiać do całkiem innych typów osób. Dlatego dajemy “dowolność” w wyborze. 🙂 

Jednym z ostatnich elementów jest spisanie dokładnego scenariusza wydarzenia i przygotowanie podziękowań dla prelegentów, które np. na semKRK wręczane są na scenie bezpośrednio po występie. Dzień przed wydarzeniem wysyłamy e-mail do uczestników i prelegentów z kluczowymi informacjami.

Przykładowy mail wysyłany przed semWAW#3 – startups welcome

Przed rozpoczęciem eventu prezentacje od występujących powinny zostać dokładnie sprawdzone, przetestowane i odesłane w finalnej formie do występujących. W dniu samego wydarzenia bardzo ważne jest zadbanie o prelegentów, partnerów i sponsorów. Musimy wyznaczyć więc osoby, które się nimi zajmą i odpowiedzą na wszelkie pytania. W dniu konferencji zbieramy wszystkie zaangażowane osoby i robimy odprawę, w celu ustalenia obowiązków i kolejności ich wykonywania. To bardzo ważne, aby każdy wiedział, co i kiedy ma robić

Technologia w służbie eventów

W dzisiejszych czasach ciężko byłoby zorganizować event bez dodatkowych narzędzi, które pomagają nam w różnych etapach jej organizacji. Poniżej przedstawiam przykładowe narzędzia, których używamy podczas naszych eventów. Jeśli nie znasz któregoś z nich, to serdecznie polecam wygooglować – może akurat przyda się w Twoim przypadku?

Co po evencie? Budowanie relacji i mierzenie efektów

Pamiętaj, że event nie kończy się w dniu realizacji – jego podsumowanie jest równie istotne. Warto przygotować follow-up dla uczestników (np. poprzez wysłanie ankiety oceniającej spotkanie), analizę przesłanych odpowiedzi oraz przygotowanie dodatkowych podsumowań np. w formie case study, gdzie podsumowujemy, co udało się osiągnąć po eventach, a co może być celem na kolejną edycję. Bardzo ważne jest również docenienie osób zaangażowanych w organizację wydarzenia np. poprzez dodatkowe premie czy dzień wolny ;)) Powodzenia w organizacji Twojego eventu offline! Mam nadzieję, że dobrze doradziłem!

Dobrze Ci radził

Kamil Leśniak – Event & Marketing Manager w DevaGroup

Magister zarządzania marketingiem, w branży od 2016 roku. Zajmuje się marketingiem internetowym oraz contentem. Lubi wyzwania i pasjonuje się organizacją eventów i webinarów. Prywatnie kolekcjoner autografów znanych osób.

Posłuchaj podcastu z Krzysztofem Marcem z DevaGroup